Digitale Archivierung analoger Akten

Tagtäglich strömen unzählige Informationen und Unterlagen in analoger (wie z.B. in Papierform) sowie in digitaler (z.B. per E-Mail)in und durch Unternehmen. Die Dokumente und Informationen optimal zu verarbeiten und in die Prozesse und Systemlandschaft zu integrieren zählt zu den größten Herausforderungen. Neben der Prozessoptimierung spielt die Sicherheit, Zuverlässigkeit und die Geschwindigkeit der Verarbeitung zu den Punkten, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, eine wesentliche Rolle.

Mit Rhenus als Spezialist für Dokumenten- und Informationslogistik an Ihrer Seite werden wirtschaftliche Abläufe und unternehmensinterne Prozesse flexibler und effizienter dank der digitalen Archivierung. Während die Probleme rund um das Altarchiv vorwiegend über die externe physische Aktenlagerung in Kombination mit einem Scan-on-Demand (Scannen auf Abruf) deutlich günstiger gelöst werden können, so sind für die Digitalisierung die Themen nach vorne heraus relevant, So stehen häufig die Rechnungseingangs-, Posteingangs- oder die Personalaktendigitalisierung im Vordergrund, mit denen Abläufe optimiert und schneller gestaltet werden können. Mit den aus den Dokumenten automatisch ausgelesenen Informationen können z.B. Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsysteme direkt versorgt werden. Unsere Dienstleistungen zur digitalen Archivierung passen sich dank des modular aufgebauten Systems den Bedürfnissen des Kundenan.

Mehrwerte der digitalen Archivierung mit Rhenus Office Systems:

  • Altarchive können extern physisch archiviert und per Scan-on-Demand an den Kunden übermittelt werden
  • Effiziente Prozesse für z.B. den Rechnungsworkflow, den Posteingang oder Personalakten
  • Dank digitaler Archivierung haben Sie Jederzeit Zugriff auf die digitalisierten Dokumente und Informationen
  • Größtmögliche Flexibilität durch individuelle Kundenlösungen aus der physischen und digitalen Welt, aus einer Hand
  • Problemlose Einbindung in Ihre bestehenden Systeme

Ihr Vorteil durch digitale Archivierung

Unübersichtlichkeit und Datenflut gehören der Vergangenheit an. Ihre Dokumentenprozesse werden durch die Digitalisierung standardisiert und optimiert. Unser Service umfasst die Digitalisierung von Kreditakten, Vertragsakten und Personalakten ebenso wie die Digitalisierung Ihres Posteingangs (z. B. Rechnungen, Bestellungen und Bewerbungen). Ebenso ist eine komplette Posteingangslösung für analoge und digitale Abläufe, einschließlich der Validierung und Archivierung möglich.

Gemeinsam mit Ihnen suchen wir nach individuellen Lösungen, die Sie voranbringen. Wir analysieren und optimieren Abläufe und führen eine systematische Klassifizierung, Validierung oder Indizierung durch, um jeden berechtigten Mitarbeiter einfach und optimal sämtliche Informationen und relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen. Dank unserer Expertise auf dem Gebiet der Digitalisierung können wir Ihnen mit dem Scan-on-Demand Prozess Ihre Altakten mit der neuen digitalen Welt verknüpfen.

Digitale Archivierung: Datenerfassung und Datenvorhaltung

Wir verfolgen ein ganzheitliches Konzept bei den Verarbeitungsprozessen für eine nachhaltige Effizienzsteigerung im Vergleich zu konventionellen Abläufen. Die digitale Archivierung Ihrer Daten ist der Ausgangspunkt. Die Daten werden in nutzbare Informationen umgewandelt, ganz nach Ihren Vorgaben und Wünschen. Wir validieren die Informationen mit Ihren Datenbeständen und ermöglichen eine automatisierte oder manuelle Erfassung aller relevanten Informationen. Unser Service können Sie entweder Inhouse, also direkt bei Ihnen vor Ort, oder in einem unserer zertifizierten Dokumenten-Center in Anspruch nehmen.

Dienstleistung steht natürlich für uns im Vordergrund, daher liegt uns sehr an Ihren Vorstellungen und wir richten uns vollständig nach ihren Vorgaben aus. Die Datenbereitstellung wird der bestehenden Infrastruktur Ihres Unternehmens angepasst. Die Datenerstellung erfolgt mit standardisierten Produktionssystemen, sodass die Informationen problemlos in alle gängigen ECM-, DMS- und ERP-Systeme übernommen werden können.

Damit garantieren wir das konfliktfreie Einfließen der aufbereiteten Daten in den Workflow Ihres Unternehmens. Wir nutzen als Speichermedien DVDs, Festplatten oder eine FTP-Serverlösung, alternativ eine Einwahl-/Standleitung zur Übertragung. Des Weiteren bieten wir Ihnen bei der digitalen Archivierung leihweise ein Archivsystem an, eine eigene Investition in den Bereich ist für Sie damit nicht notwendig.