Dokumentenarchivierung für große Unterlagenbestände

Als geraumer Zeit der Computer seinen Siegeszug in die Büros antrat und die Schreibmaschine ersetzte, glaubten viele Unternehmen, dass die Zeit der Dokumente aus Papier bald zu Ende sei. Wir wissen heute, dass das ein Irrtum war und das papierlose Büro in weiter Ferne ist. Sogar das Gegenteil ist der Fall: Durch steigenden Verwaltungsbedarf ist mehr und mehr zu dokumentieren. Damit stellt sich heute wie damals allen Firmen das Problem der Aufbewahrung unzähliger Akten, also der Dokumentenarchivierung.  

Dokumentenarchivierung in der eigenen Firma stößt an Grenzen!

Ob Arztpraxis oder Kanzlei, Bank, Einzelhändler oder Dienstleister - alle müssen sich an die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Akten halten. Gerade kleine Betriebe haben oft gar nicht genug Platz für ein Firmenarchiv, das Jahr für Jahr neue Akten aufnehmen muss. Viele Unternehmen denken bei der Lösungssuche als erstes an die vollständige Dokumentendigitalisierung. Das die Kosten zur Digitalisierung von Altbeständen bis zu 33mal höher sein können alsdie physische Lagerung in dem Sicherheitsarchiv der Rhenus Office Systems, ist den meisten nicht bewusst. Dennoch müssen Sie bei der physischen Dokumentenarchivierung nicht die Vorzüge der Digitalisierung aufgeben. Wenden Sie sich deswegen an den Spezialisten auf dem Gebiet der Dokumentenarchivierung - die Firma Rhenus Office Systems.

Profis für Dokumentenarchivierung

Die Mitarbeiter von Rhenus Office Systems beraten ihre Kunden ausführlich über die Möglichkeiten der Dokumentenarchivierung: Die Aufbewahrung der Aktenordner in unseren Lagerräumen ist ausgesprochen kostengünstig im Vergleich zur Lagerung und Bewirtschaftung in eigenen Räumen. Dabei sind Datenschutz und Sicherheit selbstverständlich garantiert. Der extern eingelagerte Archivbestand kann mittels der Rhenus-Online-Plattform verwaltet werden. So können Sie online die Archivbestände einsehen, Neueinlagerungen tätigen, Bestellungen für Akten durchführen oder die Nutzerverwaltung vornehmen. Durch das Barcode-basierte System sind sämtliche Archivbestände indexiert alle Archivbestände und Bewegungen sind nachvollziehbar.

Falls eine Akte aus einem ausgelagerten Bestand gebraucht werden sollte, bestellt der Kunde die Akte problemlos über das Online-Tool oder schriftlich. Rhenus Office Systems stellt dann die Dokumente zeitnah in dem vereinbarten Service-Level physisch zu. Sollte der Kunde die Dokumente digital benötigen, werden diese per undefinedScan-on-Demand (Scan-auf Abruf) übermittelt. Die Vorzüge des digitalen Dokumentes können somit auch voll genutzt werden.

Nicht alle Akten werden für immer aufbewahrt!

Wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ausläuft, benachrichtigt Rhenus Office Systemsals Spezialist für die Dokumentenarchivierung den Eigentümerder Akten. Der Kunde kann dann entscheiden, ob die Aktenordner sofort vernichtet oder ob sie noch eine gewisse Zeit lang aufbewahrt werden sollen. Darüber wird der dauerhafte Anstieg des Archivbestandes auf das sinnvolle Maß begrenzt.

Die undefinedexterne Dokumentenarchivierung ist heutzutage ist bei Rhenus Office Systems hochmodern organisiert. Die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsnormen wie ISO 9001 und ISO 27001 bilden die Grundlage für die sichere Aufbewahrung und garantieren darüber hinaus den datenschutzgerechten Umgang mit personenbezogenen Informationen. Der Kunde kann sich so voll auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und spart Platz sowie Lagerkosten am eigenen Standort. Speziell bei der eigenen Archivierung von Akten in Stadtzentren mit hohen Flächenkosten ist die Auslagerung an Rhenus Office Systems, der platzoptimiert in großen Archiven lagert, erheblich günstiger.

Oftmals erhalten Auftraggeber nach dem Auslagern ihrer Geschäftsunterlagen durch die professionelle Verwaltung in einem Archivsystem auch erstmals einen tatsächlichen Überblick über ihre kompletten Aktenbestände. Diese Transparenz hat den Vorteil, dass die Kosten für die Aufbewahrung der einzelnen Akten mit der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen vorausberechnet werden können. Wenn die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, wird der Kunde vom Archivdienstleister zudem rechtzeitig informiert und kann dann über eine Vernichtung oder Verlängerung der Aufbewahrung entscheiden.

Welche Vorteile ergeben sich bei der Aktenlagerung mit Rhenus Office Systems? 

Wie bereits erwähnt, sind die Anforderungen für eine Aktenlagerung am eigenen Standort umfangreich, zeitintensiv und nicht zuletzt mit erheblichen Kosten verbunden. Oft werden die Akten länger als nötig aufgehoben, und nehmen so Platz für neue Akten in Anspruch. Deshalb bietet es sich an, die Aktenlagerung an ein kompetentes Dienstleistungsunternehmen „auszulagern“.

Rhenus Office Systems lagert die in speziell eingerichteten Sicherheitsarchiven. Durch die platzoptimierte Aktenlagerung, ist diese Lösung auch deutlich günstiger als die Archivierung in eigenen Räumlichkeiten,beispielsweiseim Stadtgebiet. Durch das barcodebasierte Archivsystem werden alle Aktenbestände erfasst und registriert. Somit sind nicht nur die Aktenbestände jederzeit bekannt, Sie können auch entsprechende Recherchen betreiben und bei Bedarf Akten bestellen. Je nach vereinbartem Servicelevel werden die Akten dann zu Ihnen an den Schreibtisch zugestellt. Sind die Aufbewahrungsfristen für die Aktenlagerung abgelaufen, so können über das Archivsystem Vernichtungslisten generiert werden.
Zudem gibt es viele weitere Services und Vorteile mit derRhenus Office Systems, in Bezug auf die Aktenlagerung.

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