Externe Aktenarchivierung - Reibungsloser Umzug ins Hochsicherheitsarchiv

Die Umlagerung von aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen zur Rhenus bringt nicht nur erhebliche wirtschaftliche Vorteile, sondern in der Regel auch ein höheres Maß an Sicherheit sowie eine Verbesserung der Servicequalität. Dafür sorgen standardisierte Arbeitsprozesse, eine einheitliche Infrastruktur sowie die günstige, flächendeckende Lage unserer Hochsicherheitsarchive. Vor dem Start der Umlagerung führt unser erfahrenes Projektmanagement-Team ein Auftaktgespräch mit den Ansprechpartnern des Kunden durch, bei dem der Projektablauf, der Projektzeitplan sowie die Betriebsmodalitäten im Detail abgestimmt werden. Der Kunde wird bei der externen Aktenarchivierung über ein automatisiertes Projektmanagement-Tool regelmäßig über den Fortschritt der Umlagerung informiert. Die Unterlagen bleiben während der Umlagerung für den Kunden über unsere Business Networking Plattform permanent verfügbar. Auf Wunsch ist der jeweilige Status der Dokumente auch während der Umlagerung jederzeit nachvollziehbar.

Mehrwerte durch die externe Aktenarchivierung mit Rhenus Office Systems:

  • Kostengünstigere Aktenlagerung im Vergleich zur eigenen Archivierung
  • Mehr Platz im eigenen Unternehmen,  
  • Sicherste, modernste und strukturierteste Methode zur Archivierung
  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen sowie der Aktenzugriffe und -Bewegungen
  • Bei externer Aktenarchivierung ist der Zugriff auf die eigenen Aktenbestände ist jederzeit und kurzfristig möglich
  • Deutlich geringerer Aufwand zum professionellen managen der Aktenbestände  

Jede Schriftguteinheit, ob Dokument, Akte oder Archivkartonage, erhält per Barcode eine eindeutige Kennzeichnung, die in unserem Archivsystem mit dem Lagerplatz verknüpft wird. Die Indexkriterien der Schriftguteinheit stellen gleichzeitig die Recherchekriterien dar. Informationen wie Inhalt, Kostenstelle und vorausberechnetes Vernichtungsdatum werden bei externer Aktenarchivierung grundsätzlich erfasst. Darüber hinaus können optional bis zu 40 weitere Felder definiert und deren Spezifikation festgelegt werden.

Die zur externen Aktenarchivierung genutzten Sicherheitsarchive sind Eigentum von Rhenus und verfügen über modernste Sicherungssysteme. Davon können Sie sich jederzeit an Ort und Stelle überzeugen – wir laden Sie gern zu einer Besichtigung ein.