Interne Aktenlagerung für Ihre Geschäftsunterlagen

Welche Anforderungen stellen sich bei der internen Aktenlagerung im eigenen Betrieb? Es müssen die richtigen Lagerräume vorhanden sein. Diese sollten groß genug, vor Wasser und Feuer sicher und abschließbar sein. Zudem muss der Datenschutzes gewährleistet sein, das Unbefugte keinen Zutritt zu diesen Räumen haben, oder abteilungsübergreifend keine Aktenbestände eingesehen werden können (Bsp. Personalakten etc.). Interne Aktenlagerung stellt einen laufenden Aufwand und Investitionskosten für eine sichere Archivsystematik, um die sich jederzeit bemüht werden muss. Darüber hinaus ist die Indexierung und Registrierung der Akten ein wichtiger Punkt, die häufig vernachlässigt wird. Definieren Sie beispielsweise kein Vernichtungsdatum, wird der Aktenbestand immer weiter ansteigen, ohne dass die zu vernichtenden Akten zeitgerecht aussortiert werden.

Bei interner Aktenlagerung bieten wir individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösungen an. Vom Bereitstellen der Infrastruktur bis zur Übernahme und dem Betrieb von Archiven und Registraturen im Hause des Kunden

Vorteile der internen Aktenlagerung

  • Optimale Nutzung vorhandener Flächen
  • Zeitersparnis und Risikoreduktion durch professionelles Dokumentenmanagement
  • Kostenminimierung und Kostentransparenz
  • Höchstes Maß an Sicherheit
  • Erfüllung gesetzlicher Sicherheitsstandards
  • Jederzeitiger Zugriff auf Akten und Dokumente über unsere Online-Plattform
  • Kurzfristige Service Level
  • Verursachergerechte Abrechnung auf Kostenstellen
  • Zertifizierte Prozesse nach ISO 9001 und ISO 27001

Neben der internen Aktenlagerung von Geschäftsunterlagen zählt ebenso die externe Aktenarchivierung in unseren Hochsicherheitsarchiven zu unseren Kernkompetenzen. Basis dafür ist unsere Business Networking Plattform, ein Online-Portal für modernes Archivmanagement. Die schnelle Verfügbarkeit einzelner Dokumente in digitaler Form aus zugriffsintensiven Archivbeständen und Registraturen gewährleisten wir mit Hilfe unseres Produktes „Aktive Akte“, welches auch unterstützende Sachbearbeitungstätigkeiten beinhaltet.

Im Notfall unterstützen wir unsere Kunden mit der „Rettung“ durchnässten Schriftgutes durch Gefriertrocknung und Gammabestrahlung. Neben der internen Aktenlagerung von Schriftgut bieten wir auch die fachgerechte Aufbewahrung von elektronischen Datenträgern an. 

Bei allen unseren Services legen wir besonderen Wert auf die reale Einhaltung des Datenschutzes, die Gewährleistung höchster Sicherheit und die professionelle Betreuung unserer Kunden.