Unsere Standorte

Hier finden Sie unsere zahlreichen Standorte rundum Rhenus. Sie können zwischen Ländern, den dazu gehörigen Standorten, Geschäftsbereichen, sowie Standorten in Ihrer Nähe wählen.

Externe Aktenarchivierung - Rhenus Office Austria

Aktenarchivierung – auf höchstem Niveau

Zunächst scheint es eine schnelle und günstige Lösung zu sein, Akten im eigenen Betrieb zu archivieren. Mit der Zeit steigt jedoch die Komplexität. Die unterschiedlichen Bedarfe verschiedener Abteilungen sowie gesetzliche Anforderungen summieren sich zu einem großen Aufgabenberg, der Ressourcen ohne steigendes Produktivitätsergebnis bindet. Gerne übernehmen wir für Sie die professionelle Aktenarchivierung.

Wir kennen die zahlreichen Anforderungen verschiedener Branchen und bieten ein professionelles und effizientes Aktenarchivierungssystem. Hierbei operieren wir als Spezialisten immer auf dem neusten Stand der Technik und unterwerfen uns selbst höchsten Ansprüchen in der Datensicherheit.

Ein weit verbreitetes Logistiknetz für die Lagerung der Unterlagen garantieren Ihnen jederzeit den Zugriff und die Verfügbarkeit auf Ihre Dokumente. Durch die Spezialisierung auf dem Gebiet der Dokumentenverwaltung konnten wir die Prozesse und Systeme so optimieren, dass wir Ihnen erhebliche Kostenvorteile gegenüber einer eigenen Lösung bieten können.

Wir archivieren und bewahren Dokumente, egal in welcher Form (Aktenordner, Mappen etc.).

Optimierte Prozesse für besten Service und klaren Vorteilen

Die Lagerung und Dokumentenarchivierung in unseren speziellen Sicherheitsarchiven bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der betriebseigenen Lagerung:

  • Kostenvorteil
    Mit unseren optimierten Prozessabläufen verfügen wir über eine Erfahrung von Millionen archivierten Dokumenten. Die große Menge ermöglicht eine Skalierung der Kosten auf das geringste Maß.

  • Erfahrung
    Unsere Kompetenz im Bereich der Aktenarchivierung erstreckt sich über eine große Bandbreite von Branchen und Unternehmensgrößen mit den verschiedensten Anforderungen. Somit verfügen wir über umfangreiche Erfahrung, die Ihren Outsourcing-Prozess optimal unterstützt.

  • Qualität & Sicherheit
    Unsere flächendeckend niedergelassenen Sicherheitsarchive in Europa verfügen über einen hohen Sicherheitsstandard. In sämtlichen Sicherheitsarchiven setzen wir hohe Service- und Qualitätsansprüche um. Damit ist jederzeit ein schneller Zugriff gewährleistet und Sie können jederzeit über Ihre Dokumente verfügen. Wir sorgen dafür, dass Aufbewahrungsfristen sowie Zugriffe überwacht werden.

  • Entlastung
    Die Verwaltung von Dokumenten beansprucht in vielen Unternehmen oft unterschätzte Ressourcen im Tagesgeschäft. Es tauchen neue Fragen und Probleme auf, die mit zusätzlichem Abstimmungsbedarf verbunden sind und neue Lösungen benötigen. Das erschwerte Auffinden von Unterlagen, rechtliche Anforderungen, die wechselnde Zuständigkeit sowie abteilungsbezogene Zugriffsberechtigungen bedeuten einen enormen Aufwand, der sich ertragsseitig nicht auszahlt. Wir übernehmen die vollständige Aktenarchivierung und entlasten Ihre wertvollen Ressourcen.
    Wir stehen für Sie als professioneller und erfahrener Partner gern zur Seite.

  • Jedes Dokument ist jederzeit erreichbar
    Der Zugriff auf gelagerte Unterlagen und Dokumente in unseren Sicherheitsarchiven ist jederzeit möglich. Unser Logistiknetz ist über diverse Standorte verteilt. Sämtliche Prozesse und Systeme für Lagerung, Aktenarchivierung und Verfügbarkeitsservice haben wir soweit optimieren können, dass wir erhebliche Kostenvorteile erzielen, von denen Sie profitieren.

    Scan-on-Demand - Aktive Akte: Schnellzugriff auf die gesamte Akte Viele unserer Kunden sind auf die Arbeit mit digitalen Akten und Dokumenten angewiesen. Dank unserer IT-Infrastruktur sind wir in der Lage, Ihnen nach Abforderung jede Akte aus Ihrer aktiven Registratur binnen Minuten digital zu liefern (digitale Archivierung). Dieser spezielle Service nennt sich "Scan-On-Demand".

    Der Ablauf ist einfach: Mit dem Umzug in das externe Archiv erfolgt die Dokumentendigitalisierung und die Vergabe von IDs auf Abruf. Über unsere Business Networking Plattform fordern Sie das entsprechende Dokument an. In unserem Sicherheitsarchiv wird die Akte gezogen und das gewünschte Dokument digitalisiert. Scan-On-Demand liefert Ihnen entweder ganze Akten oder nur das gewünschte Dokument in digitaler Form. Die Bereitstellung erfolgt entweder über einen SFTP-Server oder über eine Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte. Der Vorgang der Digitalisierung wird im Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert.

Der Ablauf für externe Aktenarchivierung sowie externe Lagerung

Wenn Ihre Dokumente bei uns eingehen, kümmern wir uns um die Dokumentendigitalisierung. Wir kennzeichnen Ihre nach Eingang mit einem Barcode. Wir können die Archivgüter anhand des Barcodes eindeutig identifizieren und überwachen.

Darüber hinaus ist es möglich, ergänzende Informationen in bis zu 40 Feldern zu hinterlegen, wie beispielsweise Kostenstellen, Art der archivierten Unterlagen, Jahres- oder Monatszahlen.

Wir bieten Ihnen eine professionelle, sichere und effiziente Lösung zur Aktenarchivierung, die Ihre Ressourcen schont und zu einem optimierten operativen Ergebnis beiträgt.

Gewinnen Sie den wertvollen Platz, der bisher zu Lagerzwecken in Ihren Räumlichkeiten verwendet wurde. Wir möchten Sie unterstützen, Ihr Kerngeschäft zu entfalten, indem wir die externe Aktenarchivierung umfassend und intelligent übernehmen. Profitieren Sie von einem Überblick auf sämtliche archivierten Dokumente, auf die Sie jederzeit schnell zugreifen können. Wir stehen mit unserem Namen und unserer Erfahrung als professioneller Partner für das Outsourcing Ihrer Dokumente jederzeit bereit.

Gerne können Sie sich von unserer Arbeitsweise und unseren Sicherheitsarchiven bei einem persönlichen Besuch selbst einen eigenen Eindruck verschaffen.

Sprechen Sie uns an.

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Rhenus Office Systems Austria GmbH

Kasernstrasse 5

2301 Groß-Enzersdorf

Tel.: +43 (0)800 555 666

www.externe-aktenlagerung.at

E-Mail: akten.ros@at.rhenus.com